Email de Cobrança: Saiba como fazer de forma amigável
Cobrar um cliente devedor nem sempre é algo agradável de fazer, por conta disto, há vários meios para tais processos, e um deles é o Email de Cobrança.
Esta ferramenta de contato tem crescido constantemente por seu baixo custo para a empresa e facilidade de contato com devedores.
Nós elaboramos neste artigo alguns exemplos de e-mail de cobrança e algumas dicas para ajudar sua empresa a cobrar inadimplentes. Confira!
5 Exemplos de Email de Cobrança
Como dito, cobrar inadimplentes não é uma tarefa fácil e agradável, porém, é algo com que toda empresa precisa lidar.
Por isso, é fundamental ter ideias para que o sistema de cobrança da empresa seja padrão e eficiente.
1. Aviso: Prestação vencida
(Cidade, dia/mês/ano)
Prezado(a) Senhor(a),
Em nosso sistema consta, em sua conta, uma prestação vencida há mais de 10 dias, por conta disso, pedimos sua regularização imediata.
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este aviso.
Atenciosamente,
(Nome) (Cargo)
2. Aviso de vencimento
(Cidade, dia/mês/ano)
Prezado(a) Senhor(a),
Por meio deste, vimos lembrar o vencimento de sua conta com documento de nº_____, no valor de R$_____ (valor por extenso) na data __/__/____.
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este aviso.
Atenciosamente,
(Nome) (Cargo)
3. Pagamento em aberto
(Cidade, dia/mês/ano)
Prezado(a) Senhor(a),
Em nosso sistema não consta o registro de pagamento dos seguintes valores:
(lista de valores)
Solicitamos que o(a) Senhor(a) entre em contato o quanto antes para regularizar a pendência.
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este aviso.
Atenciosamente,
(Nome) (Cargo)
4. Cobrança: Atraso de pagamento
(Cidade, dia/mês/ano)
Prezado(a) Senhor(a),
Continua em aberto em nosso sistema, aguardando pagamento, o documento de nº_______, no valor de R$_______ (valor por extenso), com vencimento na data __/__/____.
Como não recebemos nenhum tipo de notificação de V.S.ª. com a razão do atraso, solicitamos que entre em contato para maiores informações ou regularização de pagamento.
Estamos certos de que o atraso deve-se a problemas circunstanciais e que irá honrar com seus compromissos.
Atenciosamente,
(Nome) (Cargo)
5. Controle de pagamento
(Cidade, dia/mês/ano)
Prezado(a) Senhor(a),
Nosso controle de pagamento está acusando prestações vencidas, em sua conta, há mais de 30 dias.
Pedimos que regularize esta pendência com urgência, caso contrário, seremos obrigados a encaminhar o problema para nosso Departamento Jurídico.
Atenciosamente,
(Nome) (Cargo)
Estes são alguns exemplos de e-mail de cobrança que podem ser utilizados pelas empresas.
Porém, é importante ter sempre modelos padrões de cobrança para sua corporação.
Dicas para fazer uma boa cobrança
Confira abaixo algumas dicas para que a cobrança seja feita de forma correta e respeitosa:
Tenha certeza que a conta não foi paga;
Seja educado e claro no e-mail de cobrança;
Não faça ameaças ao cliente, apenas informe que segundo os dados, a conta não foi paga;
Envie a cobrança em um e-mail que o próprio cliente forneceu;
Detalhe no e-mail todas as informações com os valores corretos, juros e correções;
Dê um prazo para que a dívida seja quitada;
Entenda o lado do cliente e dê opções para parcelamento da dívida;
Não demore a cobrá-lo;
Utilize diversos canais para fazer uma cobrança;
Inclua na mensagem “Caso o pagamento tenha sido efetuado, desconsidere esta mensagem”.
O ideal, é que o departamento jurídico de sua empresa – caso haja um -, formule o comunicado de cobrança para que não haja nenhum problema jurídico.
Porém, ao seguir as dicas acima já é um grande passo para o sucesso da cobrança.
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